Protocole de réunion : codes de conduite pour des réunions réussies

Protocole de réunion : codes de conduite pour des réunions réussies

Toujours, mais plus encore dans le monde d’aujourd’hui, de nombreuses réunions d’affaires sont organisées. Quel que soit le domaine, il est toujours nécessaire de faire des propositions, d’échanger des points de vue et de chercher des solutions, entre autres actions. D’où l’importance d’établir un protocole de la réunion. Il peut être utilisé pour établir les règles à suivre.

Afin d’éviter les distractions, de ne pas parler de banalités, il convient d’établir les principes qui accompagnent les réunions, d’établir la des codes de conduite pour des réunions réussies.

Vous trouverez ci-dessous une infographie qui présente de manière claire et précise les éléments à prendre en compte. Il s’agit d’un Guide du protocole des réunions d’affaires.

Protocole de réunion : codes de conduite pour des réunions réussies
Infographie proposée par Wrike – Chef de projet

Un peu d’analyse

Si l’on analyse les points proposés dans l’infographie, on constate ce qui suit :

  • Il est essentiel que les personnes invitées à la réunion s’y intéressent, qu’elles ne soient pas distraites et ne s’ennuient pas. Il est donc très important de pré-tester tous les éléments à utiliser, de ne pas les laisser au hasard.
  • Si des microphones et des haut-parleurs doivent être utilisés, il convient de vérifier leur bon fonctionnement avant le début de la réunion.
  • La personne responsable doit avoir une bonne apparence, s’habiller correctement et être parfaitement propre.
  • La réunion doit se tenir dans une salle bien structurée et non bruyante.
  • La ponctualité est primordiale. Vous ne pouvez jamais arriver en retard à une réunion, interrompant ainsi ce qui se passe. La recommandation est valable pour la personne responsable et pour tous ceux qui vont s’y produire.
  • Si vous allez utiliser un ordinateur et surfer sur le web, vous devez essayer par tous les moyens d’éviter les distractions. Vous ne pouvez pas avoir plusieurs onglets ouverts dans le navigateur, seulement celui dont vous avez besoin à un moment donné.
  • Avant de prendre la parole, vous devez vous présenter. Il est également très important de dire les choses clairement, sans parler de sujets qui ne sont pas pertinents.
  • Vous devez être gentil avec tous les participants et ne pas les interrompre lorsqu’ils font leur présentation.
  • Les participants doivent toujours être invités à poser des questions à la fin. Nous devons également essayer de répondre à ces questions.
  • Toutes les propositions doivent être notées et toutes les personnes présentes doivent être remerciées pour leur collaboration.

Conclusion

Il y a, comme on peut le voir dans les graphiques informatiques, une série de sections qui ne devraient jamais être faites. Il suffit de les lire et de les prendre en compte. Si nous faisons tout ce qu’il faut et évitons les mauvaises choses, nous aurons des réunions réussies.

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Julien

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